Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Verein für Freunde des W123 e.V.
Geschäftsstelle c/o Sven Baas
Kirchstraße 19, 71277 Rutesheim
Vertreten durch den Vorstand: Patrick Schwarzhaupt (1. Vorsitzender)
Amtsgericht Coburg, VR 914
E-Mail: info@vfw123.de
Telefon: 0172 1425107

Für alle Anliegen zum Datenschutz – Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch – genügt eine formlose Nachricht an diese Adresse.

2. Grundsätze und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Je nach Verarbeitung stützen wir uns auf folgende Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – deine Einwilligung, etwa beim Newsletter. Sie ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses und vorvertragliche Maßnahmen, etwa beim Aufnahmeantrag.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtungen, insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website.

Wir geben personenbezogene Daten nicht zu Werbezwecken weiter und verkaufen sie nicht. Eine Übermittlung erfolgt nur an die unter Ziffer 12 genannten Auftragsverarbeiter sowie dann, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

3. Aufruf der Website

Bei jedem Aufruf verarbeitet unser Server technisch notwendige Verbindungsdaten in Protokolldateien: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode, verweisende Seite sowie Browsertyp und Betriebssystem.

Diese Daten sind erforderlich, um die Seite auszuliefern, ihre Stabilität zu sichern und Angriffe zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Zusammenführung mit anderen Daten oder eine Auswertung des Nutzungsverhaltens findet nicht statt. Die Protokolle werden spätestens nach sieben Tagen gelöscht.

Die Website wird auf Servern der netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe, in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Es besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. Schriftarten

Die verwendeten Schriftarten liegen auf unserem eigenen Server und werden von dort ausgeliefert. Beim Aufruf der Seite entsteht dadurch keine Verbindung zu Google oder einem anderen externen Anbieter, und es wird keine IP-Adresse an Dritte übertragen.

5. Cookies und Speicherung im Browser

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein. Ein Einwilligungsbanner ist dafür nicht erforderlich, weil die Speicherung nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG unbedingt erforderlich ist, um den von dir gewünschten Dienst bereitzustellen.

• Anmelde-Cookies (Bezeichnung beginnend mit sb-): Sie halten deine Anmeldung im Mitgliederbereich aufrecht. Sie entstehen erst, wenn du dich anmeldest, und werden beim Abmelden gelöscht.
• Vorschau-Cookie (vfw_demo_role): Wird ausschließlich in einer Vorschau-Umgebung ohne angebundene Datenbank gesetzt und läuft nach 24 Stunden ab. Im laufenden Betrieb dieser Website kommt es nicht zum Einsatz.

Wir verwenden keine Cookies zu Analyse-, Werbe- oder Wiedererkennungszwecken. Es sind keine Analysedienste, Zählpixel, Social-Media-Plugins oder eingebetteten Karten im Einsatz. Weitere Angaben findest du in der Cookie-Richtlinie.

6. Kontaktformular

Über das Kontaktformular verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Betreff und den Text deiner Nachricht, um die Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf eine Mitgliedschaft gerichtet ist, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser Interesse daran, Anfragen zu beantworten.

Die Nachricht wird nicht in einer Datenbank gespeichert, sondern per E-Mail über einen von uns beauftragten E-Mail-Dienstleister an den Vorstand zugestellt. Sie verbleibt dort, bis die Anfrage abschließend bearbeitet ist; danach wird sie gelöscht, sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht.

7. Newsletter

Für den Newsletter verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse sowie den Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-In-Verfahren: Nach der Eintragung senden wir eine Bestätigungsmail mit einem einmaligen Link. Erst wenn du ihn aufrufst, nehmen wir dich in den Verteiler auf. So stellen wir sicher, dass niemand fremde Adressen einträgt.

Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen – über den Abmeldelink in jeder Newsletter-E-Mail oder mit einer Nachricht an info@vfw123.de. Nach dem Widerruf versenden wir keine weiteren Newsletter an deine Adresse.

8. Registrierung und Mitgliedsantrag

Für den Zugang zum Mitgliederbereich legst du ein Konto an. Dabei verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse und ein von dir gewähltes Passwort. Das Passwort speichern wir nicht im Klartext, sondern ausschließlich als kryptografischen Hashwert; wir können es zu keinem Zeitpunkt einsehen.

Die Registrierung kennt zwei Fälle:

• Bestehende Mitglieder geben zusätzlich ihre Mitgliedsnummer an. Der Vorstand gleicht sie mit der Mitgliederliste ab und schaltet den Zugang frei. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Aufnahmeanträge umfassen darüber hinaus Vor- und Nachname, Anschrift, Telefonnummer und Geburtsdatum sowie freiwillige Angaben zum Fahrzeug und eine Nachricht an den Vorstand. Die Telefonnummer dient Rückfragen zum Antrag, das Geburtsdatum der eindeutigen Zuordnung in der Mitgliederliste. Dieselben Angaben verlangt auch der gedruckte Aufnahmeantrag. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als vorvertragliche Maßnahme.

Der Vorstand wird über einen neuen Antrag per E-Mail benachrichtigt. Diese Benachrichtigung enthält Name, E-Mail-Adresse und die Antragsangaben, jedoch keine Bankverbindung.

9. SEPA-Lastschriftmandat

Der Mitgliedsbeitrag wird per SEPA-Lastschrift eingezogen. Beim Aufnahmeantrag erteilst du dafür ein Lastschriftmandat. Dabei verarbeiten wir Kontoinhaber, IBAN, auf Wunsch den BIC, den Ort sowie den Zeitpunkt und den Wortlaut deiner Erklärung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit der Beitragspflicht aus der Satzung.

Die Bankverbindung ist für den Aufnahmeantrag erforderlich – der gedruckte Antrag führt sie ebenfalls als Pflichtangabe. Ohne sie können wir den Antrag nicht bearbeiten. Möchtest du auf einem anderen Weg zahlen, wende dich bitte vorab an den Vorstand; für Bestandsmitglieder, die hier nur ihren Online-Zugang einrichten, erheben wir keine Bankdaten.

Bankverbindungen speichern wir getrennt von den übrigen Antragsdaten und mit engeren Zugriffsrechten: Sie sind ausschließlich für den Vorstand einsehbar und werden in der Übersicht nur verkürzt angezeigt; die vollständige Nummer wird erst auf ausdrückliche Anforderung geladen. Sie werden nicht per E-Mail versendet. Nach dem Ende der Mitgliedschaft löschen wir das Mandat, sobald keine handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht mehr besteht.

10. Der Mitgliederbereich im Einzelnen

Im geschützten Bereich verarbeiten wir – jeweils auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – folgende Daten:

• Profil: Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Beitrittsdatum.
• Fahrzeuggarage: Angaben zu deinem Fahrzeug, Wartungseinträge und hochgeladene Fotos. Du entscheidest selbst, ob ein Fahrzeug öffentlich sichtbar ist; ohne diese Freigabe sehen es nur du und der Vorstand.
• Fahrzeug- und Teilemarkt: Angaben zum Inserat samt deiner Kontaktadresse und den Bildern. Inserate erscheinen erst nach Freigabe durch den Vorstand und sind für angemeldete Mitglieder sichtbar.
• Veranstaltungen: deine Anmeldung mit Name, E-Mail-Adresse, Zahl der Begleitpersonen und einer freiwilligen Anmerkung.
• Abstimmungen: deine Stimme wird deinem Konto zugeordnet gespeichert, damit jede Person nur einmal abstimmen kann. Sie ist damit für den Vorstand nicht anonym.
• Dokumente und FLAIR-Magazin: Der Abruf erfolgt über zeitlich begrenzte Links. Wir protokollieren nicht, wer welches Dokument geöffnet hat.

11. Schutz vor missbräuchlicher Nutzung

Um automatisierte Massenanfragen zu verhindern, begrenzen wir die Zahl der Anmeldeversuche, Registrierungen, Kontaktanfragen, Newsletter-Anmeldungen und Passwort-Zurücksetzungen pro Zeitraum. Dafür halten wir die IP-Adresse für maximal eine Minute im Arbeitsspeicher vor. Es entsteht keine dauerhafte Speicherung und kein Profil. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Formulare enthalten außerdem ein für Menschen unsichtbares Feld, das nur automatisierte Programme ausfüllen. Es dient allein der Erkennung solcher Zugriffe.

12. Aktivitätsprotokoll des Vereinsbereichs

Damit im Verein nachvollziehbar bleibt, wer welche Daten geändert hat, führen wir ein Protokoll. Es hält jede Änderung an Vereinsdaten fest sowie die Einsicht in vertrauliche Angaben. Anlass ist, dass mehrere Personen die Verwaltung betreuen: Ohne ein solches Protokoll ließe sich eine fehlerhafte oder unbefugte Änderung später niemandem zuordnen.

Aufgezeichnet werden: Zeitpunkt, handelnde Person mit ihrer Rolle, Art der Handlung (angelegt, geändert, gelöscht), der betroffene Bereich sowie die Namen der geänderten Felder. Zusätzlich werden An- und Abmeldungen, fehlgeschlagene Anmeldeversuche und der Abruf vertraulicher Dokumente festgehalten.

Nicht aufgezeichnet wird, welche Seiten du aufrufst. Das Protokoll erfasst Änderungen und Einsichten in vertrauliche Daten, nicht dein Verhalten auf der Website.

Werte vertraulicher Felder werden bewusst nicht protokolliert. Bei Bankverbindung, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse hält das Protokoll nur fest, dass das Feld geändert wurde – nicht, welcher Wert darin stand. Ebenso wird bei Abstimmungen nur festgehalten, dass eine Stimme abgegeben wurde, nicht für welche Option.

Einsehen kann das Protokoll ausschließlich die Person mit der Rolle „Hauptadmin“. Für alle übrigen Verwaltenden ist es weder sichtbar noch abrufbar. Einträge lassen sich nicht nachträglich ändern oder löschen – auch nicht vom Hauptadmin. Das ist technisch in der Datenbank verankert, nicht nur in der Oberfläche.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die ordnungsgemäße und nachvollziehbare Verwaltung des Vereins gegenüber der Mitgliederversammlung.

Die Einträge werden dauerhaft aufbewahrt, weil Fragen zur Amtsführung erfahrungsgemäß erst Jahre später auf einer Mitgliederversammlung gestellt werden. Löschst du dein Konto, bleibt der Vorgang erhalten, dein Name wird darin aber durch „Gelöschtes Mitglied“ ersetzt. Der Prüfpfad bleibt damit vollständig, die personenbezogene Spur endet.

13. Eingesetzte Dienstleister

Mit allen genannten Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Sie verarbeiten Daten ausschließlich nach unserer Weisung.

• netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe – Betrieb des Servers. Standort des Rechenzentrums: Deutschland.
• Supabase, Inc., 970 Toa Payoh North, Singapur – Datenbank, Anmeldeverwaltung und Dateispeicher. Das von uns genutzte Projekt liegt in der Region Frankfurt am Main (EU); die Daten werden dort gespeichert und verarbeitet. Soweit im Einzelfall ein Zugriff aus einem Drittland erfolgt, ist dieser durch die EU-Standardvertragsklauseln abgesichert.
• E-Mail-Versand – Zustellung der Kontakt-, Bestätigungs- und Benachrichtigungs-E-Mails über einen Postausgangsserver.

14. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist:

• Server-Protokolle: höchstens sieben Tage.
• Kontaktanfragen: bis zur abschließenden Bearbeitung deines Anliegens.
• Newsletter: bis zum Widerruf deiner Einwilligung. Den Nachweis der Einwilligung bewahren wir darüber hinaus auf, solange Ansprüche geltend gemacht werden können.
• Abgelehnte oder zurückgezogene Aufnahmeanträge: bis zu sechs Monate nach der Entscheidung.
• Mitgliedsdaten: für die Dauer der Mitgliedschaft. Danach löschen wir sie, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Beitrags- und Buchungsunterlagen unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Fristen von sechs beziehungsweise zehn Jahren.
• Inhalte, die du selbst eingestellt hast (Fahrzeuge, Inserate, Fotos): bis du sie löschst oder deine Mitgliedschaft endet.
• Aktivitätsprotokoll: dauerhaft. Endet deine Mitgliedschaft, bleibt der Vorgang erhalten, dein Name wird darin durch „Gelöschtes Mitglied“ ersetzt (Abschnitt 12).

15. Verweise auf externe Angebote

Diese Website verlinkt auf Angebote Dritter, unter anderem auf ein externes W123-Forum und – im Mitgliederbereich – auf eine WhatsApp-Gruppe. Solche Verweise sind gewöhnliche Links: Es werden keine Inhalte eingebettet und keine Daten im Voraus übertragen. Erst wenn du einen Link anklickst, erhält der jeweilige Anbieter deine IP-Adresse. Für dessen Verarbeitung gilt dessen Datenschutzerklärung.

16. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Über Aufnahmeanträge entscheidet der Vorstand.

17. Deine Rechte

Dir stehen gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte zu:

• Auskunft darüber, ob und welche Daten wir zu dir verarbeiten (Art. 15 DSGVO).
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO).
• Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO).
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO).
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht: Du hast das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung von Daten Widerspruch einzulegen, die wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen.

Beschwerderecht: Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe steht dir ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO).

18. Erforderlichkeit der Angaben

Die Nutzung der öffentlichen Bereiche dieser Website ist ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Für den Mitgliederbereich, den Aufnahmeantrag, das Kontaktformular und den Newsletter sind die dort als erforderlich gekennzeichneten Angaben nötig – ohne sie können wir die jeweilige Leistung nicht erbringen. Alle übrigen Felder sind freiwillig.

19. Stand dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung gibt den Stand unserer Verarbeitungen wieder. Wir passen sie an, wenn sich die technischen Gegebenheiten oder die rechtlichen Anforderungen ändern.